İnfo tur sadəcə jurnalistlərin, tərəfdaşların, ekspertlərin və ya digər maraqlı tərəflərin təşkilata dəvət olunaraq müəssisə ilə tanış edilməsi deyil. Düzgün planlaşdırılmış info tur təşkilatın fəaliyyətini yerində nümayiş etdirən, etimad yaradan, şəffaflığı artıran və reputasiyanı gücləndirən strateji PR alətinə çevrilə bilər.

Əksinə, zəif hazırlanmış info tur isə yalnız formal ekskursiya təsiri yarada və təşkilatın əsas kommunikasiya imkanlarının itirilməsinə səbəb ola bilər.

Kommunikasiya mühitində info turların əhəmiyyəti daha da artır. Çünki auditoriya artıq yalnız press-reliz və rəsmi açıqlamalarla kifayətlənmir. İnsanlar təşkilatın fəaliyyətini öz gözləri ilə görmək, proseslərlə tanış olmaq, əməkdaşlarla ünsiyyət qurmaq və təqdim olunan məlumatların real mühitdə necə həyata keçirildiyini müşahidə etmək istəyirlər.

Bu baxımdan info turun əsas üstünlüyü ondan ibarətdir ki, təşkilat öz fəaliyyətini sadəcə “danışmır”, onu göstərir.

Əsas sual isə belədir: İnfo turun sonunda iştirakçılar nə görəcək, nə öyrənəcək və təşkilat haqqında hansı fikirlə ayrılacaqlar?

İnfo tur əvvəlcə kommunikasiya layihəsidir

İnfo turun təşkilinə başlamazdan əvvəl onun məqsədi dəqiq müəyyənləşdirilməlidir. Bu məqsəd yeni layihənin təqdimatı, təşkilatın fəaliyyət istiqamətlərinin nümayiş etdirilməsi, innovativ texnologiyaların tanıdılması, xidmətlərin təqdimatı, şəffaflığın və açıq kommunikasiya mühitinin nümayiş etdirilməsi və ya ictimaiyyət üçün əhəmiyyətli bir mövzunun yerində izah edilməsi ola bilər. Məqsəd müəyyən edilmədən hazırlanan info tur sadəcə müxtəlif məkanlara baxış və görüşlər toplusuna çevrilə bilər.

Peşəkar kommunikasiya komandası turdan əvvəl üç əsas suala cavab verməlidir:

    1. Nəyi göstərmək istəyirik?

    2. Kimə mesaj çatdırmaq istəyirik?

    3. İştirakçılar turdan sonra hansı əsas fikri yadda saxlamalıdırlar?

Bu suallar info turun proqramını, iştirakçı seçimini, marşrutunu və kontent strategiyasını müəyyən edir.

İnfo turun marşrutunun özünün də mesajı var

İnfo tur üçün seçilən məkanlar təsadüfi olmamalıdır. Marşrut təşkilatın əsas kommunikasiya mesajını ardıcıl şəkildə göstərməlidir. Məsələn, bir xəstəxanada info tur təşkil olunursa, iştirakçılara yalnız inzibati və ümumi sahələrin göstərilməsi kifayət deyil. Müasir tibbi avadanlıqlar, laboratoriya, diaqnostika imkanları, tibbi xidmət prosesi, pasiyent xidmətləri, yeni layihələr və mütəxəssislərin gündəlik fəaliyyəti də təqdim oluna bilər.

Burada əsas prinsip “göstərilən hər məkanın kommunikasiya funksiyası olmalıdır” yanaşmasıdır. İştirakçı bir məkandan digərinə keçdikcə təşkilat haqqında ümumi təsəvvür formalaşdırmalıdır:

nə edirik → necə edirik → kimlər həyata keçirir → hansı nəticəni yaradırıq.

Belə qurulan marşrut info turu sadə tanışlıqdan kommunikasiya hekayəsinə çevirir.

İnsanlar təşkilatın ən güclü kommunikasiya resursudur

İnfo tur zamanı yalnız avadanlıq, bina və texnologiyaları göstərmək kifayət deyil. Təşkilatın arxasında dayanan insanlar da təqdim edilməlidir. Həkim, laboratoriya əməkdaşı və ya digər əməkdaşın öz işi haqqında qısa və aydın məlumat verməsi iştirakçılar üçün daha canlı və inandırıcı kommunikasiya yaradır.

Rəsmi təqdimatdan fərqli olaraq real əməkdaşın öz işini izah etməsi auditoriyada daha güclü emosional və peşəkar bağ yarada bilər.

Bu səbəbdən info turda təşkilatı ən yaxşı şəkildə təmsil edə biləcək və real təcrübələri ilə diqqət çəkən şəxslərin iştirakı vacibdir. Ən yaxşı kommunikasiya bəzən təqdimat slaydında deyil, iş başında olan bir mütəxəssisin bir neçə dəqiqəlik izahında yaranır.

İnfo tur

İnfo turun təşkilində protokol və logistika vacibdir. Qarşılama, iştirakçıların qeydiyyatı, marşrut, təhlükəsizlik qaydaları, foto və video çəkiliş imkanları, çıxışların ardıcıllığı və vaxt bölgüsü əvvəlcədən müəyyənləşdirilməlidir. Lakin info tur həddindən artıq rəsmi və mexaniki qurularsa, iştirakçılarda “nümayiş üçün hazırlanmış məkan” təəssüratı yarana bilər.

Əsas məqsəd iştirakçıya təşkilatın real fəaliyyətini mümkün qədər təbii və anlaşılan şəkildə göstərməkdir. Bu baxımdan info turda:

Real iş prosesi;

Əməkdaşlarla ünsiyyət;

Sual-cavab imkanları;

Praktik nümayiş;

Fəaliyyətin nəticələri

Xsusi yer tutmalıdır.

İnfo turun keçirilməsi avtomatik olaraq media üçün maraqlı xəbər yaratmır.

“Jurnalistlər təşkilata info tur çərçivəsində səfər etdilər” formatında xəbər qısa müddətli informasiya effekti yarada bilər. Daha güclü yanaşma isə info turun arxasında konkret hekayə yaratmaqdır. Məsələn:

Hansı yenilik təqdim olunur;

Hansı texnologiya tətbiq edilir;

Bu yenilik insanlara necə fayda verəcək;

Hansı nəticələr artıq əldə olunub;

Təşkilat hansı problemi həll edir;

Təqdim olunan xidmətin cəmiyyət üçün əhəmiyyəti nədir?

Media ilə iş: əvvəlcədən planlaşdırılmalıdır

Media nümayəndələri info turun əsas iştirakçılarıdırsa, onların fəaliyyəti ayrıca planlaşdırılmalıdır. Jurnalistlərin harada çəkiliş aparacağı, hansı məkanlarda foto və video çəkməyin mümkün olduğu, hansı mütəxəssislərdən müsahibə alınacağı, suallar üçün vaxtın ayrılması və media üçün hansı informasiya materiallarının təqdim olunacağı əvvəlcədən müəyyənləşdirilməlidir. Jurnalistə sadəcə obyekt göstərmək kifayət deyil. Ona məlumat, görüntü, ekspert və hekayə təqdim etmək lazımdır.

Bu səbəbdən info turdan əvvəl media üçün qısa məlumat paketi hazırlamaq faydalıdır:

təşkilat haqqında əsas məlumat;

təqdim olunan layihə və ya xidmət haqqında faktlar;

əsas rəqəmlər;

ekspertlərin qısa bioqrafiyası;

mümkün müsahibə mövzuları;

foto və video imkanları;

əsas kommunikasiya mesajları.

Ən vacib məsələ: iştirakçıların suallarına hazırlıq

Xüsusilə media ilə ünsiyyətdə bu sualların əvvəlcədən müəyyənləşdirilməsi kommunikasiya risklərini əhəmiyyətli dərəcədə azaldır.

Nə demək olar?

Nəyi demək olmaz?

Hansı məlumat təsdiqlənmədən paylaşılmamalıdır?

Kim rəsmi açıqlama verə bilər?

Hansı suallar üzrə ekspertə yönləndirmə edilməlidir?

B planı olmadan info tur tam hazırlıqlı hesab edilə bilməz

İnfo tur zamanı hər şey plan üzrə getməyə bilər. Texniki nasazlıq, müəyyən əraziyə girişin məhdudlaşdırılması, əsas spikerin iştirak edə bilməməsi, proqramın gecikməsi, çəkilişlə bağlı problem və ya gözlənilməz media sualı tur proqramını dəyişə bilər. Buna görə kommunikasiya komandası alternativ ssenari hazırlamalıdır.

Əsas suallar əvvəlcədən düşünülməlidir:

əsas məkan əlçatan olmasa, alternativ marşrut nədir?

əsas ekspert iştirak edə bilməsə, kim onu əvəz edəcək?

texniki nümayiş mümkün olmasa, alternativ təqdimat necə olacaq?

media gözlənilməz sual versə, kim cavab verəcək?

neqativ informasiya yayılsa, monitorinq və cavab mexanizmi necə işləyəcək?

Reputasiya riski info turun ayrılmaz hissəsidir

İnfo tur təşkilatın fəaliyyətini açıq şəkildə nümayiş etdirdiyi üçün reputasiya risklərini də artırır. İştirakçının gördüyü hər bir detal, eşitdiyi hər bir fikir və çəkdiyi hər bir görüntü sonradan ictimai kommunikasiya materialına çevrilə bilər.

Məsələn düzgün izah edilməyən proses və ya sosial şəbəkədə kontekstdən çıxarılmış görüntü əsas kommunikasiya mesajını kölgədə qoya bilər. Bu səbəbdən info turdan əvvəl reputasiya riskləri qiymətləndirilməlidir.  İnfo turlarında çoxsaylı fotoşəkillərin çəkilməsi təbiidir. Lakin yalnız qrup fotosu və rəsmi görüntülərlə kifayətlənmək kommunikasiya imkanlarını məhdudlaşdırır.

Vizual hekayə əvvəlcədən planlaşdırılmalıdır:

qarşılama → fəaliyyət → proses → ekspert → insan → nəticə.

Bu yanaşma sayəsində foto və video yalnız “qonaqlar təşkilatı ziyarət etdilər” mesajını deyil, həm də:  “Nə gördülər və niyə bu fəaliyyət əhəmiyyətlidir?”  sualını cavablandırır.

İnfo tur tədbirin bitməsi ilə başa çatmır.  Əslində info turun ən vacib mərhələlərindən biri tədbirdən sonrakı kommunikasiya prosesidir. Tur başa çatdıqdan sonra:

Xəbər hazırlanmalı;

Foto və video materiallar seçilməli;

İştirakçıların fikirləri və sitatları müəyyənləşdirilməli;

Sosial media üçün qısa videolar hazırlanmalı;

Ekspert çıxışlarından ayrıca kontent yaradılmalı;

Əsas mesajlar müxtəlif platformalara uyğunlaşdırılmalı;

Media monitorinqi aparılmalı;

Auditoriyanın reaksiyası təhlil edilməlidir.

Məsələn, bir info turdan yalnız bir xəbər hazırlamaq əvəzinə bir neçə kommunikasiya məhsulu yaratmaq mümkündür:

əsas xəbər + fotoalbom + qısa video + ekspert müsahibəsi + “turdan 5 əsas fakt” paylaşımı + sosial media reels + iştirakçı rəyləri.

Beləliklə, bir günlük info tur həftələrlə davam edən kommunikasiya kampaniyasına çevrilə bilər.

Uğurlu info turun PR formulu

Uğurlu info turu sadə bir formula ilə ifadə etmək olar:  Məqsəd + düzgün iştirakçı seçimi + məzmunlu marşrut + real insanlar + media strategiyası + B planı + vizual kontent + post-kommunikasiya = reputasiya dəyəri

Burada əsas fikir ondan ibarətdir ki, təşkilatın öz fəaliyyətini göstərməsi, izah etməsi və ictimaiyyətlə etimad üzərində qurulan münasibət yaratmasıdır.

İnfo turun uğuru neçə nəfərin dəvət olunması və ya neçə fotoşəkilin çəkilməsi ilə ölçülməməlidir. Əsas göstərici iştirakçıların təşkilat haqqında turdan əvvəl bilmədikləri hansı məlumatı öyrənməsi, hansı prosesi öz gözləri ilə görməsi və təşkilat haqqında hansı yeni təsəvvürü formalaşdırmasıdır.

Peşəkar PR yanaşması info turu sadəcə ekskursiya kimi deyil, strateji reputasiya və kommunikasiya layihəsi kimi idarə edir. Çünki yaxşı təşkil olunmuş info tur sadəcə “təşkilatı göstərmək” deyil — təşkilat haqqında düzgün təsəvvür yaratmaqdır.

PR mütəxəssisi Dilarə  Zamanova